Quali sono le fasi più importanti da considerare nell’inserimento in azienda

L’inserimento di un nuovo dipendente in azienda è un processo fondamentale che, se ben strutturato, può influenzare positivamente l’integrazione e la produttività del neoassunto. È una fase delicata e importante: il momento di integrazione del neoassunto in azienda ha tanti aspetti da considerare e voglio dedicare particolare attenzione alla formazione e alla fase di onboarding.

0) Iniziare bene la ricerca e selezione è già metà dell’opera

Punto 0 che non voglio dare per scontato è quello di aver definito bene il ruolo, chiarendo le responsabilità e le aspettative che si hanno del nuovo collaboratore aziendale. Che cosa dovrà fare? Quali saranno le sue mansioni e responsabilità? Quali sono i suoi obiettivi nel breve termine, o meglio, cosa ci aspettiamo che faccia? E poi, sarà anche necessario identificare le opportunità di sviluppo professionale nel lungo periodo. Definiscile e comunicale al neoassunto.

1) Ambientamento e preparazione all’inserimento

Prepariamo tutta la documentazione, i manuali aziendali, il mansionario, tutto ciò che metterà nelle condizioni migliori il neoassunto di conoscere le regole, i servizi, l’organigramma, i flussi di lavoro, i compiti che dovrà svolgere in autonomia.

Non dimentichiamoci di fargli trovare uno spazio di lavoro adeguato alle sue mansioni, gli servirà ad esempio uno spazio per il computer? Un armadietto personale? Un badge di accesso? Un cellulare aziendale?

2) Onboarding aziendale

Accogliamo la nuova risorsa e presentiamola ai colleghi, a tutte le persone con cui entrerà in contatto e facciamole fare un tour degli uffici. Diamo il benvenuto e introduciamola nel nuovo ambiente lavorativo per orientarla e fornirgli una panoramica. È necessario anche informarla bene, senza dare per scontato o lasciare che ne venga a conoscenza da sola, su quali sono i valori, la cultura aziendale e le politiche interne.

Un’altra cosa importante nella prima fase di onboarding aziendale, è quella di facilitare l’integrazione nel team organizzando incontri, riunioni o presentazione con i colleghi e anche attività che favoriscano l’integrazione sociale e il senso di appartenenza.

3) Affiancamento e formazione per il neoassunto

Per affiancamento intendo guidare la risorsa all’interno del processo di inserimento in azienda attraverso la guida diretta e l’osservazione di un mentore aziendale, da cui potrà imparare e svolgere i compiti. Questo passaggio è proprio finalizzato a sostenere la persona nella fase di apprendimento durante lo svolgimento del lavoro e avere una persona di riferimento.

Come prima cosa è necessario introdurre il dipendente ai sistemi aziendali, alle procedure operative standard e agli strumenti utilizzati, sulle politiche aziendali, le procedure di sicurezza e le normative vigenti.

La formazione per il neoassunto offre la possibilità di acquisire le competenze tecniche, manuali, gestionali o in generale tutto ciò che entra nello specifico delle mansioni del ruolo, sui processi di lavoro e sugli obiettivi. Pianificare sessioni di aggiornamento periodiche per approfondire le competenze saranno sicuramente di aiuto nell’adattamento a nuove tecnologie, per esempio, o a cambiamenti del mercato in cui opera.

4) Gestione della nuova risorsa inserita

Promuovere una comunicazione trasparente e aperta, incoraggiando il/la dipendente a esprimere le proprie idee e preoccupazioni aiuterà nel processo di onboarding in azienda.

Dopo le prime settimane, è necessario fare una valutazione per capire come sta procedendo l’integrazione del nuovo dipendente. Non ci dobbiamo allarmare se qualcosa non sta andando come ci aspettavamo. Stabilendo un sistema di feedback regolare e promuovendo una comunicazione aperta faciliterà da una parte l’intercettazione di eventuali difficoltà e dall’altra porrà le basi per un rapporto di fiducia. Assicurarsi che la nuova risorsa sia sulla buona strada offrirà opportunità di miglioramento e crescita e garantirà di cogliere tempestivamente eventuali problematiche.

In questa occasione, dopo almeno 1 mese dall’inserimento, prevedo sempre di consegnare i risultati dell’assessment compilato in fase di selezione. In questo modo, facendogli un colloquio esterno e individuale, si raccoglieranno le impressioni della risorsa e si potranno suggerire dei consigli di gestione.

Conclusione

Prendersi cura della risorsa inserita e fare attenzione agli aspetti che ho descritto, non solo aiuta i nuovi dipendenti a integrarsi rapidamente ed efficacemente, ma può anche migliorare la soddisfazione lavorativa, la motivazione e ridurre il turnover del personale. Insieme a ONE4 aiutiamo il neoassunto e l’azienda nel processo di onboarding aziendale, grazie alla nostra esperienza e all’utilizzo di strumenti certificati.